JOUW GEGEVENS, NETJES BEHANDELD.
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens Hands 4 Events BV verwerkt wanneer je onze website gebruikt, een offerte aanvraagt of solliciteert als crew, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.
01Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website worden verzameld is:
- Zoersel, Antwerpen, België
- BTW: BE 0472.661.204
- E-mail: info@hands4events.be
- Telefoon: +32 479 93 32 29
Voor alle vragen over dit beleid of over de verwerking van jouw gegevens kan je terecht op bovenstaand e-mailadres.
02Welke gegevens verwerken we?
We verwerken enkel de gegevens die je zelf met ons deelt of die strikt nodig zijn voor de werking van de website. We doen geen profilering en geen geautomatiseerde besluitvorming met juridische gevolgen voor jou.
a) Via het offerteformulier (/offerte of /en/quote)
- Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), bedrijfsnaam, BTW-nummer (of de aanduiding dat je particulier bent).
- Eventgegevens: projectnaam, eventtype(s), data, locatie, aantal en type crew, shift-tijden en vrije opmerkingen.
- Bijlagen: bestanden die je vrijwillig uploadt (bv. siteplan, briefing, runsheet).
b) Via het jobs-/sollicitatieformulier (/jobs of /en/jobs)
Wil je bij ons als crew aan de slag, dan verwerken we de gegevens die je ons bezorgt via e-mail of via onze planningstool:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer.
- Cv- en kandidaatgegevens: leeftijd, statuut (dagcontract/flexi/student/freelance), ervaring, attesten (bv. heftruck, VCA, hoogtewerk), beschikbaarheid en motivatie.
- Eventueel meegestuurde documenten: cv of attesten die je zelf toevoegt.
c) Via contactacties
Klik je op de telefoon-, e-mail- of WhatsApp-knop, dan opent jouw eigen toestel het gesprek of bericht. We registreren geen inhoud van die conversaties op de website.
d) Technische gegevens & cookies
Zie ons cookiebeleid voor de cookies en trackers die de site gebruikt, en hoe je je toestemming beheert.
03Doel, rechtsgrond en bewaartermijn
Per categorie gegevens beschrijven we waarvoor we ze gebruiken, op welke rechtsgrond (AVG art. 6) en hoe lang we ze bewaren.
| Categorie | Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Offerte-aanvraag (klant) | Jouw aanvraag beantwoorden, een aanbod opmaken en de opdracht voorbereiden en uitvoeren. | Uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst op jouw verzoek (art. 6.1.b). | Aanvragen zonder opdracht: tot 24 maanden na het laatste contact. Aanvragen die tot een opdracht leiden: zolang nodig voor de uitvoering. |
| Sollicitatie / crew (kandidaat) | Jouw kandidatuur beoordelen, een intake plannen en je inschrijven in onze crewplanning. | Toestemming en/of stappen voorafgaand aan een arbeids- of samenwerkingsovereenkomst (art. 6.1.a / 6.1.b). | Niet-weerhouden kandidaten: tot 12 maanden, daarna gewist (of langer mits jouw toestemming voor een wervingsreserve). |
| Wettelijke verplichtingen | Boekhouding, btw en facturatie bij een effectieve opdracht of tewerkstelling. | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c). | Conform de wettelijke termijnen (o.a. 7 jaar voor boekhoudkundige stukken). |
| Beveiliging & misbruikbestrijding | De website beveiligen en misbruik van formulieren tegengaan (o.a. spamfilter). | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). | Niet langer dan nodig voor dit doel. |
| Analytische meting (indien geactiveerd) | Geaggregeerd begrijpen hoe de site gebruikt wordt, zonder profilering. | Toestemming (art. 6.1.a) — zie cookiebeleid. | Volgens de bewaartermijnen van de gekozen tool; momenteel niet actief. |
04Met wie delen we jouw gegevens?
We verkopen jouw gegevens nooit en delen ze niet voor reclamedoeleinden. We delen ze enkel met:
- Onze eigen medewerkers en planningsverantwoordelijken, voor zover nodig om jouw aanvraag of sollicitatie te behandelen.
- De ingeplande crewleden, beperkt tot wat ze nodig hebben voor hun shift (project, locatie, tijdstip, contactpersoon).
- Onze planningstool OnSinch (hands4events.onsinch.com): voor crew/kandidaten worden contact- en planningsgegevens in deze tool verwerkt om shifts te beheren. Klantgegevens uit het offerteformulier worden enkel in OnSinch verwerkt voor zover nodig om een concrete opdracht in te plannen.
- Onze hosting- en formulierprovider: het offerte- en contactformulier wordt via een beveiligde verbinding verzonden en in onze mailbox afgeleverd.
- Boekhoud-, fiscale en juridische dienstverleners, voor zover nodig om wettelijke verplichtingen na te komen.
- Bevoegde autoriteiten, uitsluitend wanneer dat wettelijk verplicht is.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt in principe niet plaats. Indien een verwerker dat toch zou doen, gebeurt dit enkel met passende waarborgen (bv. standaardcontractbepalingen).
05Hoe beveiligen we jouw gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang: versleutelde overdracht (HTTPS), beperkte toegang tot onze mailbox en planningssystemen, bewustmaking van medewerkers rond vertrouwelijkheid, en back-ups via onze hostingpartner. Geen enkele beveiliging is 100% sluitend; meld een vermoeden van een incident zo snel mogelijk via info@hands4events.be.
06Jouw rechten onder de AVG
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je het recht op:
- Inzage in de gegevens die we over jou bewaren.
- Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
- Verwijdering ("recht om vergeten te worden"), behoudens wettelijke bewaarplicht.
- Beperking van de verwerking.
- Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Overdraagbaarheid van de gegevens die je zelf hebt aangeleverd.
- Intrekken van je toestemming op elk moment, voor verwerkingen die op toestemming gebaseerd zijn (zonder terugwerkende kracht).
Je oefent deze rechten uit via een e-mail naar info@hands4events.be. We antwoorden binnen 30 dagen.
07Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe wij met jouw gegevens omgaan, dan heb je het recht om klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
08Externe links & wijzigingen
Onze website kan links bevatten naar externe partijen (bv. referentiepartners of social media). Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid. We kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze verwerkingen of de wetgeving wijzigen; de meest recente versie staat steeds op deze pagina.